一、档案管理

（一）基金会的档案由基金会办公室专人负责按有关规定进行收集、整理经秘书长检查合格后专人管理。

（二）归档的文件材料要求完整、齐全、准确，规范、并分类整理、立卷、归档材料应妥善管理，不得随意更改、丢失或损毁。

（三）归档范围包括上级主管部门下发的文件、材料、批复等，本会的重要文件材料。

上级主管部门的文件材料包括以下内容：

1．登记管理机关和业务主管部门制定的与本会有关的主要文件材料；

2．登记管理机关和业务主管部门颁发的本会要执行文件、批复以及需要贯彻执行的法规性文件；

3．领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

4．登记管理机关、业务主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

本会的文件材料包括以下内容：

1．本会召开理事会的会议文件，以及各种音像、图片材料；

2．本会的计划、总结、年度工作报告、财务报告、审计报告、理事会会议纪要、会议记录等；

3．本会向登记管理机关和业务主管部门提出的重大事项报告及上级部门的批复文件；

4．本会年检、考核、评先材料；

5．本会成立、变更、启用印章、章程、制度等文件资料；

6．本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

7．本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

8．本会历届理事会成员及工作人员的基本情况；

9．本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

10．本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；

11．其他具有保存价值的文件材料；

12．本会开展的项目活动。档案由专人保管，可以公开查询，查询时需要报经办公室领导同意，由档案管理人员提供所需查询的内容。未经基金会领导同意，档案资料不得带出办公室和复印、复制。

二、证章管理

（一）本基金会法人登记证、组织机构代码证、税务登记证由基金会专人保管，并按规定按时接受云南省民政厅的年检；

（二）本基金会法人登记证、组织机构代码证、税务登记证和本基金会印章应妥善保管，不得遗失或损坏，出现遗失、损坏或违规事件将追究当事人责任；

（三）本基金会印章由专人保管。日常工作需盖本基金会印章的报领导同意后方可使用；非日常工作范围内的重要事项的处理或重要文件的印发，必须报理事长签署后加盖本基金会印章；

（四）印章只能保管在基金会办公场所内，特殊情况需要带出使用时，需经领导同意，由印章管理人员交由使用人专人携带、用印，完毕后立即交还印章管理员保管；

（五）因单位变更登记、印章损坏等原因需要更换印章时，应将原印章上交，并按本规定程序申请重新刻制；

（六）印章丢失，经声明作废后，按本规定程序申请重新刻制。

附则

本制度由云南省扶贫基金会负责解释。