第一章 总则
第一条 为加强云南省扶贫基金会（以下简称基金会）档案和证章管理，规范档案收集、整理要求及证章使用程序，保证档案的完整和证章的安全，根据《基金会管理条例》《会计档案管理办法》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《云南省社会组织综合监管办法》以及《云南省扶贫基金会章程》，结合实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于基金会所有档案的收集、整理、保护、利用及其监督管理活动和证章的使用。
第三条 本制度所称档案，是指基金会从事经济、政治、文化、社会等方面职能活动直接形成的对基金会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括电子和纸质的项目档案、会计档案、行政档案以及按照国家规定应当归档的电子文件等。
第四条 本制度所称证章是指基金会各类证件、印章、印鉴等具有法律效力的凭证，包括但不限于：纸质及电子形式的基金会法人登记证书（正、副本）、银行开户许可证、慈善组织公开募捐资格证书（如有）、公章、财务专用章、法定代表人名章等。
第五条 基金会所有人员（理事、监事、专职工作人员、兼职工作人员、实习生、志愿者等）都有保护档案和证章的义务，也有依法利用档案和证章的权利。
所有人员应接受档案和证章管理相关培训，了解并遵守本制度。
第二章 档案管理
第六条 基金会的档案工作实行统一领导、分类管理的原则，确保真实、准确、系统、安全。
（一）秘书长对基金会档案工作负总责，基金会综合办公室负责具体领导与组织实施；
（二）财务人员负责收集、整理财务票据、会计凭证、银行及税务往来等财务相关资料，妥善存档保管；
（三）项目管理人员负责收集、整理项目方案、合作协议、反馈材料、结项材料等项目相关资料，妥善存档保管；
（四）基金会综合办公室负责收集、整理登记管理机关、业务主管单位等政府部门下发的通知、公告、行政往来资料以及基金会内部行政事务的相关资料，妥善存档保管。
第七条 归档的文件材料要求完整、准确、规范，并分类整理、立卷，按归档内容编制档案目录。归档的文件资料原则上是原件，原件因故不能归档的可保存复印件并注明。电子文件归档应同时保存其元数据，并确保载体安全和格式可读。重要电子文件应实行备份管理。
第八条 禁止篡改、损毁、买卖、伪造以及擅自转借、销毁档案。
第九条 下列财务资料应当进行归档：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第十条 下列项目资料应当进行归档：
（一）项目申请书或实施方案；
（二）项目合作协议；
（三）受助对象名单及个人申请材料；
（四）通知、说明等文件资料；
（五）项目执行资料；
（六）项目审计报告或专项财务审核报告；
（七）探访、检查等资料；
（八）项目年度总结、评估或结项报告；
（九）项目照片、影像资料；
（十）项目相关的宣传报道、社交媒体发布记录；
（十一）其他有必要的材料；
第十一条 下列与登记管理机关、业务主管单位等部门往来的资料应当进行归档：
（一）登记管理机关、业务主管单位等部门制定的与基金会有关的主要文件材料；
（二）登记管理机关、业务主管单位等部门颁发的基金会要执行的通知、公告以及需要贯彻执行的法规性文件；
（三）登记管理机关、业务主管单位等部门领导视察、检查基金会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
（四）登记管理机关、业务主管单位及有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证；
（五）基金会上报、提交给登记管理机关、业务主管单位等部门的资料；
（六）其他有必要归档的资料。
第十二条 下列内部行政事务资料应当进行归档：
（一）基金会成立、变更、启用印章、章程、制度等文件资料；
（二）基金会召开理事会的会议通知、报告、纪要等文件，以及各种音像、图片材料；
（三）基金会的计划、总结、年度工作报告、财务报告、审计报告等；
（四）基金会向登记管理机关、业务主管单位提出的重大事项报告及其批复文件；
（五）基金会参加年检、考核、评先等材料；
（六）基金会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
（七）基金会的历史沿革、大事记、年鉴，反映重要活动事件的简报、声像材料、荣誉证书，具有纪念意义和凭证性的实物及展览影像等材料，重要实物档案应拍照或扫描留存数字化副本；
（八）基金会历届理事会成员及工作人员的基本情况；
（九）基金会与有关机构、团体、企事业单位往来的重要文件；
（十）基金会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；
（十一）其他具有保存价值的文件材料。
第十三条 档案按类别由专人保管，如需查询、借阅、复制，在《档案借阅登记花名册》上登记后，由档案管理人员提供相应材料。
第十四条 基金会所有人员应当妥善保管和利用借阅的档案，一般情况下不带出基金会办公室，确需带出的须经秘书长签字批准；带出期间须确保档案的安全完整；并在规定时间内归还。
第十五条 基金会各类档案一般不对外部人员及单位借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当经秘书长签字批准并按期归还。
第十六条 任何人员借阅、使用、复制、归还基金会档案应履行登记手续，登记手续应完整、可追溯。
第十七条 若因保管不当遗失、损毁档案资料，应当立即报告秘书长并采取补救措施，必要时将追究相关人员责任。
第十八条 应当归档的材料，需按要求定期向相关管理人员移交，进行集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
第十九条 各类档案的保管期限。
（一）会计档案
基金会会计档案的保管期限，严格遵循财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》（2015年）的规定执行，具体期限如下：
永久保管：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。
保管30年：原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿、会计档案移交清册。
保管10年：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。
固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
上述保管期限均自会计年度终了后第一天起算。
（二）项目档案
项目档案依据项目的重要性、历史价值、资金规模及社会影响力，（根据捐赠方的要求）区分保管期限：
永久保管：具有全局性、历史性、标志性意义的重大战略项目、创新试点项目、获得重要奖项或产生重大社会影响的项目的全套档案（含第九条所列全部材料）。
长期保管（30年）：一般性捐赠项目、常规性公益活动的全套档案。期限自项目结项年度终了后第一天起算。
（三）与登记管理机关、业务主管单位等部门的往来文件，根据文件价值区分保管期限：
永久保管：涉及基金会设立、变更、注销、章程核准、重大事项批复等法律效力的文件；上级部门颁发的需长期执行的法规和政策性文件；重要领导视察、检查形成的指示、讲话、题词、声像材料；基金会接受重要检查、评估、考核的结论性材料。
长期保管（30年）：一般的请示与批复、通知、通报、函件等行政管理往来文件。期限自文件形成年度终了后第一天起算。
（四）内部行政事务档案
根据文件对基金会治理、运营、历史的凭证价值区分保管期限：
永久保管：基金会成立、变更的原始文件；章程及其修正案；理事会、监事会的会议纪要、决议、选举结果；年度工作报告（含财务、审计报告）；机构及法定代表人登记证书等重要证照的申报及批文；历史沿革、大事记、荣誉性实物档案；核心人事任免、聘用合同及待遇决定。
长期保管（30年）：一般性的工作计划、总结；内部管理规章制度；常规的人事考核、培训记录；物资采购与管理的普通凭证；与其他单位的一般性往来文书；日常行政事务的通知、简报、内部沟通函件等短期有参考价值的文件。期限自文件形成年度终了后第一天起算。
第二十条 档案的鉴定与销毁
成立档案鉴定小组（由秘书长、相关业务负责人及档案管理人员组成），定期对保管期满的档案进行鉴定。
经鉴定确无保存价值、可销毁的档案，须编制《档案销毁清册》，详细列明拟销毁档案的档号、名称、起止年度、应保管期限、已保管时间等信息，并附鉴定意见。
《档案销毁清册》须报请理事会审议通过，经理事长审批签字后方可执行销毁。
销毁档案时，必须由理事会指派两人以上负责监销，确保档案确已销毁且无法复原。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。
《档案销毁清册》须永久保存，以备查考。严禁任何个人擅自销毁或处理档案。
第三章 证章管理
第二十一条 基金会法人登记证、银行开户许可证、公章、财务章等证章由专人保管，实行“审用分离、专人保管、依规使用、确保安全”原则。
（一）基金会法人登记证书副本（正本需悬挂于办公室）、银行开户许可证、等级评估证书等证件由秘书长保管。
（二）基金会公章由综合办公室保管；财务章、法人章由秘书长保管。银行预留印鉴（公章、财务章、法人章）保管方式与此相同。
（三）使用、借阅基金会各类证件、印章需经秘书长签字批准，并填写使用、借阅登记表，履行相关手续。未经批准，不得擅自使用基金会证件、印章。
（四）严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同或未填写完整的重要文件上用印。
第二十二条 基金会证件、印章原则上只能在基金会办公场所内使用，使用时严格在《印章使用登记表》上进行登记，《印章使用登记表》由专人负责；特殊情况必须带出使用的，需填写《证章外带使用申请单》，明确事由、地点、时间、责任人，经领导签批后，由管理人员交由使用人员（两人以上）携带前往使用，使用完毕应立即归还并核销登记。
第二十三条 基金会证件、印章若因使用、保管不当造成遗失，应立即报告理事长，同时向公安机关报案并报告登记管理机关、业务主管单位，发布公告声明，必要时将追究相关人员责任。
第二十四条 基金会证件、印章遗失，经声明作废后按相关程序进行补办，补办后应将证章的复印件（样式）报登记管理机关备案后，方可启用。
第二十五条 基金会证件、印章因变更登记、到期、损坏等情况需要更换时，应将原证章送交制发单位封存或销毁，或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。同时按有关程序申请新的证章，办理后应将新证章的复印件（样式）报登记管理机关备案。
第四章 监督管理
第二十六条 秘书长应当履行以下监督管理责任：
（一）贯彻执行有关法律法规、规章和国家有关方针政策，拟定基金会档案、证章工作制度；
（二）将档案和证章管理工作纳入基金会内部治理和风险控制体系，定期评估管理效果。
（三）按照法定的职权和程序开展档案、证章的监督检查工作，做到科学、公正、严格、高效，不得利用职权牟取利益，不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、基金会秘密或者个人隐私。
（四）指导基金会相关材料的形成、积累、整理和归档，统一管理基金会的档案、证章；
（五）监督、指导基金会工作人员按规定使用、借阅、管理档案和证章，对其进行职业教育、道德教育。
（六）加强档案、证章的风险管理，提高安全应急处置能力。
第二十七条 秘书长应至少每半年组织一次对档案和证章管理情况的专项检查或抽查，并形成检查记录。对发现的问题应及时责令整改。
（一）档案和证章工作责任制和管理制度落实情况；
（二）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；
（三）档案、证章借阅、使用登记管理情况；
（四）档案、证章存放环境的安全情况。
第五章 附则
第二十八条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规、监管规定及《云南省扶贫基金会章程》执行。本制度由云南省扶贫基金会负责解释。
第二十九条 本制度的修订、完善需经理事会会议审议。
第三十条 本制度2006年制定，2025年修订、完善后经2025年12月19日第六届理事会第八次会议审议通过，自2026年1月1日起执行。
